Sistem Masukan
Sistem Masukan dengan Kertas
Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen –dokumen ini kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan.
Tahap dan pengendalian dalam pemrosesan masukan:
1. Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsipkan secara manual. Kesalahan –kesalahan yang terjadi pada tahap ini dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti. Idealnya, disediakan kotak-kotak untuk menempatkan dokumen sumber agar mudah menggunkannya. Jika dokumen-dokumen sumber terebut telah dilengkapi, maka secara periodic dikumpulkan dan dikirimkan ke departemen pemrosesan dan dimasukkan ke dalam system computer
2. Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data
Total pengendalian batch dan register-register pengiriman data merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemrosesan data. Fungsi-fungsi pengendalian harus dilakukan di luar departemen entri data. Dokumen sumber orisinil harus memungkinkan dilakukannnya pemeriksaan kesalahan dan perbaikan. Prosedur-prosedur harus dirancang untuk meyakinkan bahwa dokumen-dokumen sumber tidak diproses lebih dari satu kali. Praktik-praktik pengendalian seperti penggunaan formulir-formulir yang dipranomori, penyeliaan dan pengesahan digunakan dalam aplikasi pemrosesan data elektronik (PDE)
Formulir pengendalian dokumen masukan, kelompok masukkan data tidak boleh menerima data apabila tidak memuat bukti dan referensi pengiriman data yang bersangkutan. Harus diberi tanggal dan dicap waktu dan kumpulannya harus diperiksa untuk meyakinkan bahwa semua telah lengkap dan konsisten dengan prosedur-prosedur pengendalian di entri dalam buku harian pengiriman data (data transfer log)
3. Masukkan Data
Setelah dokumen-dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, key transcribe atau pegetikkan dengan menggunakan terminal data atau computer personal (PC) disimpan di dalam disk. File masukkan diverifikasi. Verifikasi kunci merupakan prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikkan (keying). Operator diberi tanda peringatan dan untuk itu ia akan memperbaikinya. Field yang tidak penting seperti nama pelanggan dan alamat (sebagai hal yang berlawanan dengan nomor rekening pelanggan dan kode pos) seringkali diverifikasi. Verifikasi visual membandingkan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah dimasukkan
4. Pengeditan Data Program
Verifikasi tidaklah mengedit data, sehingga penting untuk mengedit data yang telah dimasukkan secara menyeluruh untuk meyakinkan keabsahan isinya. Pengedit data program merupakan teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan. Alasan untuk menggunakan teknik tersebut. Pertama, kesalahan-kesalahan masukkan yang timbul dengan melewati verifikasi. Lainnya kesalahan orang yang menyiapkandokumen sumber dengan mengabaikan masukkan penting. Terakhir volume data dalam operasi PDE dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukkan
Teknik pengeditan paling mendasar meyakinkan bahwa seluruh field data hanya memuat karakter-karakter yang abash. Contohnya data numeric hanya membuat data digit dan alphabetis tidak memuat digit apapun. Program edit kemudian membandingkan nilai actual setiap field dengan nilai-nilai diterima yang terdapat dalam table disebut pengecekkan table (table lookup)
Nilai-nilai data numeric, pengecekkan data numeric dalam rentang tertentu, hanya membutuhkan pengecekkan atas nilai-nilai ekstrim dalam rentang yang bersangkutan disebut tes batas (limit test). Pos-pos semacam itu disimpan dalam pemrosesan sampai data diverifikasi ulang. Penggunaan tes edit yang telah terprogram untu mendeskriminasi data yang diterima sehingga pos-pos tersebut tersimpan dalam pemrosesan sampai audit sebuah pemrosesan dilakukan disebut audit operasi berkelanjutan. Kode-kode numeric dapat diverifikasi dengan menggunakan digit cek adalah digit ekstra dan tidak bermanfaat yang ditambahkan dalam nomor kode sebagai paritas bit yang ditambahkan ke byte.
Sistem Masukan Tanpa Kertas
Kadang-kadang disebut juga system masukkan online, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung ke dalam jaringan computer dan kebutuhan pengetikkan dalam dokumen sumber dikurangi. Tingkat otomasi yang lebih tinggi daripada system dengan kertas. System tanpa kertas sendiri, terdapat tingkat otomasi yang berbeda. Salah satu masalah dengan system tanpa kertas adalah ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit
Oleh karena itu, konsentrasifungsi-fungsi dalam masukkan data tanpa kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini—pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atas dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dn penelaahan—penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikompensasikan dalam system tnpa kertas
Ketiadaan pengendalian intern berdasar kertas diatasi dengan menggunakan log transaksi dibuat dengan logging atas seluruh masukkan ke file khusus yang secara otomatis memuat tags untuk mengidentifikasikan transaksi. Pelabelan (tagging) berarti informasi berorientasi audit yang ditambahkan termasuk dalam datatransaksi orisinal. Kode otorisasi tanggal dan pemakai dapat tercakup untuk memberikan jejak audit yang ekstensif.
o System Masukan Tanpa Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis system masukkan tanpa kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke computer. System masukkan data manual dan system identifikasi otomatis seperti system point of sale (POS).
Transaksi-transaksi dengan system masukkan tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya melalui dua tahapan, yaitu:
Ø Entri data dan edit data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan
Ø Transfer ke system computer pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke computer pusat melalui beberapa jenis terminal data yang berkaitan
o System Tanpa Kertas yang Tidak Membutuhkan Keterlibatan Manusia. Transaksi-transaksi diproses dari awal sampai akhir tanpa keterlbatan manusia. Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine (NVM). Aplikasi lainnya adalah pertukaran data elektronik (EDI)
Sistem Pemrosesan
Sistem Pemrosesan Berdasar Kertas
Sistem berdasar kertas untu memproses transaksi akan berorientasi-batch. Transaksi-transaksi dimasukkan ke dalam computer dalam bentuk batch yang diproses secara periodic. Pemrosesan batch dilakukan baik pemutakhiran file secara sekuensial maupun akses random. Kedua pendekatan tersebut dibahas berikut ini:
1. Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Secara Sekuensial
Banyak system berdasar kertas yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memutakhirkan file induk.
Tahap-tahapnya, yaitu:
§ Penyiapan file transaksi. Mula-mula, setiap tambahan pengeditan dan validasi data dilakukan. Kemudian catatan-catatan dalam transaksi disortir ke dalam sekuens yang sama dengan file induk
§ Pemutakhiran file induk. Catatan-catatan yang terdapat dalam transaksi dan file induk dibaca satu per satu, dicocokkan dan dituliskan ke file induk baru yang memuat pemutakhiran yang diinginkan
§ Pemutakhiran buku besar.buku besar dimutakhirkan untuk menunjukkan perubahan dalam file induk
§ Penyiapan laporan buku besar. Neraca saldo dan laporan-laporan lain dibuat
2. Pemrosesan Batch dengan File Akses Random
Tahap-tahap :
§ Catatan dibaca dari file transaksi
§ Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random
§ Catatan dalam file induk dimutakhirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data
Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas, baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online real time processing, transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukkan ke dalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini:
1. Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasar kertas. Perbedaan utamanya bahwa voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis, dan buku besar dimutakhirkan secara otomatis secara periodik
2. Pemrosesan Tepat Waktu dalam Sistem pemrosesan Tanpa Kertas
Keuntungan utamanya adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. Online real time system (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukkan dan dapat segera pula menghasilakan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan segeramerupakan karakteristik OLRS. File induk selalu mutakhir karena dimutakhirkan segera pada saat data transaksi dimasukkan. Tanggapan terhadap kebnutuhan pemakai dilakukan segera karena informasi dalam file yang diakses secara random dapat dipanggil secara cepat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar